Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement Toerclub Hattem

Inleiding
Het huishoudelijk reglement (hierna te noemen “HHR”) is een verzameling van regels die doorgaans de
statuten ondersteunen. In tegenstelling tot de statuten is er echter geen gang naar de notaris nodig voor
het wijzigen van het HHR. Het HHR is ondergeschikt aan de statuten. Veelal wordt in de statuten ruimte
gelaten voor verdere invulling van details in het HHR. Het HHR kan worden gewijzigd en aangevuld door
goedkeuring in de Algemene Leden Vergadering (hierna te noemen “ALV”).i
Algemeen:
Art. 1
De vereniging draagt de naam “Toerclub Hattem” (hierna te noemen: de vereniging), en is als ‘vereniging
in oprichting’ gestart voorjaar 1989 en bij akte opgericht 28 december 1990, en is gevestigd te Hattem.
Art. 2
De vereniging is lid van de NTFU.
Art. 3
De huisstijl van de vereniging bestaat uit een weergave van het logo “Dijkpoort” in de kleuren rood en
blauw.
Art. 4
Jaarlijks kunnen door de ALV (voorjaars- of najaars-ALV) besluiten genomen worden tot aanpassingen
van dit reglement. Dit reglement is slechts een aanvulling op de statuten van de vereniging. In geval van
tegenstrijdigheden vervalt dit reglement en gelden de statuten van de vereniging.
Lidmaatschap:
Art. 5
Zij die lid willen worden van de vereniging kunnen een maand aan clubritten deelnemen alvorens over het
lidmaatschap te beslissen. Deze deelnemers kunnen zich aanmelden bij het secretariaat. De secretaris
draagt zorg vóór aanvang van de ritten voor registratie als gastfietser om zo tijdens de rit naar NTFUnormen verzekerd te zijn. Dit betreft de introducé-verzekering die na een maand vervalt. De minimale
leeftijd om in aanmerking te komen voor het lidmaatschap is gesteld op 16 jaar.
Art. 6
Aanmelding voor het lidmaatschap gebeurt met het daarvoor bestemde aanmeldformulier op de website
van de vereniging. Het lidmaatschap gaat in direct na inschrijving bij de NTFU en de vereniging. Het
lidmaatschap wordt aangegaan voor minimaal 1 kalenderjaar. Opzegging van het lidmaatschap dient
uiterlijk op 30 november schriftelijk/per mail bij de secretaris gedaan te worden voor het daaropvolgende
jaar. Het lidmaatschap geldt voor het gehele jaar en eindigt op 31 december. Dit geldt ook voor
begunstigers.
Art. 7
Aan nieuwe leden wordt tenminste het volgende verstrekt:
 één clubtenue, bestaande uit minimaal een korte broek, lange broek, shirt korte mouw en shirt lange
mouw. Dit is tegen betaling en verplicht indien men aan clubritten deelneemt. Bij opzegging van het
lidmaatschap binnen 3 jaar dient men voor elk jaar dat men geen lid is 1/3 deel van het
vergoedingsbedrag binnen 1 maand na opzegging aan de penningmeester af te dragen.
 Op verzoek de statuten en het HHR van de vereniging. (het HHR is ook via de website te bekijken);
Art. 8
Enkel leden krijgen het recht om tegen ledenprijzen deel te nemen aan de door de club georganiseerde
activiteiten en evenementen. Door lid te worden verklaart men zich te onderwerpen aan de statuten,
reglementen en besluiten van de vereniging en van de NTFU zolang de vereniging daar lid van is.
Art. 9
Begunstigers die minimaal een bedrag van 50% van het jaarlijks vastgestelde contributiebedrag betalen
zijn gerechtigd om aan alle activiteiten deel te nemen met uitzondering van de clubritten/toertochten van
de vereniging. Zij zijn via de vereniging géén NTFU-lid en hebben via de vereniging géén NTFUverzekering.
Contributie:
Art. 10
Elk lid moet de contributie, elk jaar vastgesteld door de ALV, voldoen middels automatische incasso aan
de penningmeester van de vereniging van het betreffende jaar.
Bestuur:
Art. 11
a. Het bestuur van de vereniging vergadert tenminste zesmaal per jaar.
b. De vergaderingen worden, voor zover de onderwerpen zich daartoe lenen, genotuleerd door de
secretaris.
Art. 12
a. De leden van het bestuur verdelen hun taken onderling. Deze taken houden (behoudens de specifieke
taken van voorzitter, secretaris en penningmeester respectievelijk vertegenwoordiging, verslaglegging en
boekhouding) in ieder geval in:
 Contact met ingestelde commissies d.m.v. berichtgeving naar het bestuur,
 Contact met de NTFU,
 Administratie van het ledenbestand,
 Archief- en materiaalbeheer,
 Vervanging van de taken van voorzitter, secretaris en penningmeester in geval van ziekte of
afwezigheid.
b. Het bestuur is bevoegd in voorkomende gevallen, één of meer deeltaken te laten vervullen door leden
van de vereniging buiten het bestuur.
c. Volgens de WBTR zal er een continuïteitscommissie of persoon aangesteld worden die het bestuur
vervangt bij ontstentenis of belet van alle bestuurders.
Art. 13
Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het dagelijks bestuur
is gerechtigd lopende zaken te behartigen. De overige bestuursleden worden daaromtrent in elk van de
bestuursvergaderingen geïnformeerd.
Art. 14
Officiële brieven namens de vereniging, opgesteld door anderen dan bestuursleden, dienen goedkeuring
te hebben van het bestuur. Een week voor verzending dient een kopie of mail te worden aangeboden aan
het secretariaat. Bij mailing dient de secretaris in CC te worden meegenomen. Dit geldt ook voor
commissies die uit hoofde van de vereniging handelen.
Art. 15
Uitgaven gedaan ten behoeve van de vereniging worden slechts vergoed, indien tevoren toestemming is
verleend door de penningmeester. Vergoeding geschiedt uitsluitend en uiterlijk 3 maanden na uitgave en
tegen overlegging van nota’s of betalingsbewijzen waaruit de aard en hoogte van de uitgave blijkt.
Art. 16
Afrekeningen van inkomsten en uitgaven van evenementen worden gespecificeerd aan de
penningmeester overlegd.
Commissies:
Art. 17
Commissies kunnen door het bestuur worden benoemd. Dit kan zijn voor:
 Zomertochten
 Wintertochten
 Toerkalenders
 Kleding
 Materiaalbeheer
 Km- en Klokjescompetities
 Sponsoring
 Activiteiten (feestavond e.d.)
 Kascontrole
 Websites en social media
Clubkleding:
Art. 18
De clubkleding valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De kledingcommissie, aangesteld door
het bestuur, heeft hierbij een adviserende rol. Tevens zorgt de kledingcommissie voor de uitvoering van
de door het bestuur opgedragen taken.
Art. 19
De kledingcommissie wijst een kledingbeheerder aan, waar leden kleding kunnen afnemen tegen de door
het bestuur vastgestelde eigen bijdrage. De bijdrage kan variëren per clubjaar. Zie ook Art. 7.
Art. 20
Enkel leden kunnen clubkleding aanschaffen. Onder clubkleding wordt verstaan het totale assortiment
wat door de kledingcommissie wordt aangeboden.
Het bestuur behoudt zich het recht voor om eventueel kleding aan te bieden bij speciale gelegenheden
of aan sponsoren.
Toerkalendercommissie:
Art. 21
De vereniging heeft een Toerkalendercommissie voor onderscheiden snelheidsgroepen. Een commissie,
ingesteld door het bestuur, die binnen de vereniging het toerfietsen op de weg promoot.
Art. 22
De activiteiten van deze commissie bestaan uit het samenstellen van de toerkalenders voor tochten en
samenwerking met andere commissies binnen de vereniging. Dit alles met als doel het toerfietsen op de
weg binnen en buiten de vereniging in de ruimste zin van het woord te promoten.
Zomertochtcommissie (MTB):
Art. 23
De vereniging heeft een zomertochtcommissie (MTB). Een commissie, ingesteld door het bestuur, die
binnen de vereniging de zomertocht “Herfst-MTB-tocht” voorbereidt, uitvoert, coördineert en evalueert.
Dit betreft de NTFU tocht van de vereniging in de maand september zoals aangemeld op de kalender van
de NTFU. Dit alles met als doel het toerfietsen in het veld/bos binnen en buiten de vereniging in de
ruimste zin van het woord te promoten.
Wintertochtcommissie (MTB):
Art. 24
De vereniging heeft een wintertochtcommissie (MTB). Een commissie, ingesteld door het bestuur, die
binnen de vereniging de wintertocht “Hattems Mooiste” voorbereidt, uitvoert, coördineert en evalueert.
Dit betreft de NTFU tocht van de vereniging in de maand december zoals aangemeld op de kalender van
de NTFU. Dit alles met als doel het toerfietsen in het veld/bos binnen en buiten de vereniging in de
ruimste zin van het woord te promoten.
Activiteiten Commissie:
Art. 25
De vereniging heeft een activiteitencommissie, ingesteld door het bestuur. Deze commissie verzorgt alle
activiteiten die de sfeer en saamhorigheid van de vereniging ten goede komt. Zo wordt door deze
commissie minimaal één keer per jaar een gezellige avond/activiteit georganiseerd als de
omstandigheden dit toelaten.
Website en Social Media:
Art. 26
De vereniging gebruikt een website en (digitale) nieuwsbrieven en social media om te communiceren met
haar leden en overige geïnteresseerden in de vereniging. Deze commissie (incl. de webmaster),
ingesteld door het bestuur, verzorgt de website en social media van de vereniging. Nieuwsbrieven aan de
leden kunnen verzorgd worden door het bestuur of de overige commissies in i.o.m. het bestuur.
Sponsorcommissie:
Art 27
De vereniging heeft een sponsorcommissie. Een commissie, ingesteld door het bestuur, die de contacten
met de diverse sponsoren/relaties voorbereidt, onderhoudt (coördineert) en evalueert. De commissie
overlegt met het bestuur over het benaderen van potentiële kandidaat-sponsoren voor de vereniging en
de reclame op het verenigingstenue; dit alles t.b.v. de verenigingskas en met als doel de naam van de
vereniging en haar sponsoren zo ruim mogelijk bekend te maken.
Kilometer – en klokjescompetitie:
Art 28
De vereniging heeft een kilometer- en klokjescommissie. Een commissie, ingesteld door het bestuur, die
aan het begin en einde van het wegseizoen kilometerstanden van deelnemende leden aan de competitie
registreert en totaliseert teneinde aan het einde van het seizoen de kilometerkampioenen bekend te
kunnen maken.
Art 29
Het bekend maken van de kilometerkampioenen zal plaatsvinden op een jaarlijkse gezellige
avond/activiteit aan het einde van het wegseizoen.
Dit in overleg met de Activiteitencommissie. Mocht dit door omstandigheden niet plaats kunnen vinden,
dan wordt dit op een ander moment gedaan, altijd in overleg met het bestuur.
Art 30
Tevens registreert de commissie de gereden kilometers van de deelnemende fietsers over de seizoenen
dat men lid is van de vereniging.
Materiaalbeheercommissie:
Art. 31
Deze commissie, bestaande uit minimaal 2 leden, zorgt in overleg met het bestuur voor opslag op een
deugdelijke, veilige locatie. Tevens verzorgt de commissie de uitgifte van het materiaal voor de tochten,
zoals in Art. 23 en 24 vermeld, in overleg met de commissies van de tochten.
Kascontrolecommissie:
Art. 32
Deze commissie, bestaande uit 2 leden die geen deel uitmaken van het bestuur, controleert in het
voorjaar de inkomsten en uitgaven en brengt verslag uit op de ledenvergadering. De leden zijn maximaal
2 jaar lid van de commissie, waarbij er elk jaar 1 bestaand en 1 nieuw lid is. Leden worden gevraagd op
de ledenvergadering.
Clubtochten:
Art. 33
Onder clubtochten wordt verstaan alle wekelijks door de vereniging georganiseerde tochten. Tevens
clubtochten die georganiseerd worden door andere verenigingen, of opgenomen in de kalender van de
daarvoor verantwoordelijke commissies genoemd bij artikel 21 & 22.
Art. 34
Elk lid is gerechtigd deel te nemen aan iedere clubtocht.
a. De wegkalender wordt in het voorjaar op de website aangeboden aan de leden.
b. Wijzigingen in de vastgestelde toerkalenders zijn alleen bij uitzondering mogelijk en zijn pas geldig
nadat deze via de e-mail ter kennis van de leden zijn gebracht.
Art. 35
a. Tijdens de clubtochten over de weg wordt vooraf rekening gehouden met de onderscheiden
snelheidsgroepen. De groepsindeling is conform de streefsnelheden bij artikel 35. Deze groepen worden
vergezeld van één of meerdere voorrijders die coördinerend optreden conform dit reglement.
b. De instructies van de voorrijders tijdens de fietstochten, dienen opgevolgd te worden. Indien met
regelmaat deze instructies overtreden worden, dan zal dit door de betreffende voorrijders doorgespeeld
worden aan het bestuur. Het bestuur zal sancties ondernemen naar het lid c.q. leden, met als uiterste
strafmiddel royement van het lidmaatschap.
c. Mocht er op enig moment geen voorrijder aanwezig zijn, dan zal binnen de groep minimaal een
willekeurig lid aangewezen worden om de rol van voorrijder over te nemen.
Art. 36
Tijdens clubritten is elk lid verplicht de gedragsregels van de vereniging in acht te nemen:
 het rijden volgens de ter plaatse geldende verkeersregels,
 de veiligheid in acht nemen en het dragen van een helm is verplicht,
 het dragen van verstrekte clubkleding, zodanig dat de groep uniformiteit in de clubkleuren uitstraalt,
 zorg dragen voor een onderhouden en geschikte fiets,
 het opvolgen van de aanwijzingen van de voorrijders,
 respectvol met elkaar omgaan,
 respecteren van alle andere weggebruikers.
Het bestuur zal maatregelen nemen tegen het lid dat zich niet aan deze gedragsregels houdt.
Art. 37
De snelheid waarmee tijdens clubritten wordt gereden zijn streefsnelheden en zijn als volgt:
a. groep A met een streefgemiddelde van 30+ km per uur.
b. groep B met een streefgemiddelde van 25 km per uur.
c. groep C met een streefgemiddelde van minder dan 25 km per uur.
d. Indien de opkomst zodanig is dat het vrijwel onmogelijk is om behoorlijke groepen te maken, wordt één
groep gemaakt, met als uitgangspunt dat de groep altijd gaat rijden met de snelheid van de minst snelle
groep.
Begroting:
Art. 38
Naast de hierboven genoemde activiteiten levert elke commissie, voor zover mogelijk, een bijdrage in de
door de vereniging georganiseerde evenementen.
Enerzijds worden die activiteiten opgedragen vanuit het bestuur en anderzijds hebben de commissies
hun eigen inbreng.
De commissies dienen hun voorstellen en activiteiten voor het volgende jaar, uiterlijk 31 december van
enig jaar, met een begroting in bij de penningmeester. Het bestuur beoordeelt de afzonderlijke
begrotingen en stelt een totaalbegroting voor de vereniging samen. In de algemene
voorjaarsledenvergadering zal de totaalbegroting goedgekeurd en vastgesteld worden.
Art. 39
De begroting is de leidraad voor de mogelijk te organiseren evenementen in een bepaald jaar.
Wijzigingen in de begroting zijn alleen mogelijk met instemming van het bestuur.
Art. 40
De begroting heeft een taakstellend karakter voor de commissies. Bij (te verwachten) overschrijding van
de begroting dient het bestuur altijd en direct geïnformeerd te worden door de betreffende commissie.
Overige:
Art. 41
Elk lid heeft te allen tijde recht op inzage van de Statuten en het HHR van de vereniging; het HHR is
bovendien te vinden op onze website.
Art. 42
In gevallen waarin de statuten of het HHR niet voorziet, beslist het bestuur. Daarvoor is het bestuur
verantwoording verschuldigd aan de ALV.
Art. 43
De vereniging is als NTFU-lid WA-verzekerd tegen schade. Schade toegebracht aan de eigendommen
van de vereniging, dan wel aan onder haar beheer staande goederen of zaken, kunnen verhaald worden
op de veroorzaker.
Art. 44
Bij ondervinding van grensoverschrijdend gedrag, zoals (seksuele) intimidatie, machtsmisbruik, pesten,
agressie, geweld of discriminatie kan elk lid contact opnemen met één van de vertrouwenscontactpersonen (VCP). Ook bij het signaleren van ontoelaatbare situaties, als je vermoedens in die richting
hebt, of als je zelf ergens van beschuldigd wordt kun je terecht bij de VCP. Een VCP is er alleen voor jou.
Ook kun je anoniem contact opnemen met het Centrum voor veilige sport Nederland 0900-2025590 of
www.centrumveiligesport.nl. Het is ook mogelijk contact op te nemen met Arjen Katoele (tel. nr. 06-
22053207) alvorens zich te wenden tot een VCP. Wij verwijzen hierbij naar de gehele tekst op de website
van de vereniging.

Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering maart 2023.