Huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement (hierna te noemen “HHR”) is een verzameling van regels die doorgaans de statuten ondersteunen. In tegenstelling tot de statuten is er echter geen gang naar de notaris nodig voor het wijzigen van het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement is ondergeschikt aan de statuten. Veelal wordt in de statuten ruimte gelaten voor verdere invulling van details in een huishoudelijk reglement.
Het HHR kan worden gewijzigd en aangevuld door goedkeuring in de Algemene Leden Vergadering (hierna te noemen “ALV”).
Algemeen:
Art. 1
De vereniging draagt de naam “Toerclub Hattem” (hierna te noemen: de vereniging), is opgericht in het voorjaar van 1989, en is gevestigd te Hattem.
Art. 2
De vereniging is lid van de NTFU.
Art. 3
De huisstijl van de vereniging bestaat uit een weergave van het logo “Dijkpoort” in de kleuren rood en blauw.
Art. 4
Jaarlijks kunnen door de ALV (voorjaars of najaars) besluiten genomen worden tot aanpassingen van dit reglement. Dit reglement is slechts een aanvulling op de statuten van de vereniging. In geval van tegenstrijdigheden vervalt dit reglement en gelden de statuten van de vereniging.
Lidmaatschap:
Art. 5
Zij die lid willen worden van de vereniging kunnen aan twee clubritten deelnemen alvorens over het lidmaatschap te beslissen. Deze deelnemers kunnen zich aanmelden bij het secretariaat. De secretaris draagt zorg vóór aanvang van de rit voor registratie (gastfietser) om zo tijdens de rit naar NTFU-normen verzekerd te zijn. De minimale leeftijd om in aanmerking te komen voor het lidmaatschap is gesteld op 16 jaar.
Art. 6
Aanmelding voor het lidmaatschap gebeurt op het daarvoor bestemde aanmeldformulier op de website van de vereniging. Het lidmaatschap gaat in op het moment dat de contributie voldaan is. Nadat de contributie is voldaan zal een NTFU-kaart aangevraagd worden. Het lidmaatschap zal worden aangegaan voor minimaal 3 jaren. Onvoorziene omstandigheden zoals verhuizen (ruim buiten het postcode gebied 8051/8052) etc. zal middels maatwerk bekeken worden door het bestuur
Art. 7
Aan nieuwe leden wordt tenminste het volgende verstrekt:
één clubtenue (bestaande uit minimaal een korte broek, lange broek, shirt korte mouw en shirt lange mouw), tegen betaling (verplicht);
(op verzoek) het huishoudelijk reglement van de vereniging (ook via de website te bekijken);
een “NFTU kalender” en de NTFU-kaart van de NTFU.
Art. 8
Enkel bij een volwaardig lidmaatschap krijgen leden recht om tegen ledenprijzen deel te nemen aan de door de club georganiseerde activiteiten en evenementen. Door lid te worden verklaart men zich te onderwerpen aan de statuten, reglementen en besluiten van zowel de vereniging als de NTFU.
Art. 9
Leden die om welke reden dan ook niet deelnemen aan tochten binnen de vereniging kunnen hun lidmaatschap omzetten naar donateur. Deze leden zijn gerechtigd om aan alle activiteiten deel te nemen met uitzondering van de clubritten/toertochten van de vereniging. De contributie voor donateurs is de verenigings-contributie minus de bijdrage die de vereniging normaliter aan de NTFU zou doen.
Contributie:
Art. 10
Elk lid moet de contributie, elk jaar vastgesteld door de algemene ledenvergadering, voldaan hebben middels automatische incasso aan de penningmeester van de vereniging van het betreffende jaar.
b. Enkel leden, die hun contributie hebben voldaan, ontvangen een NTFU-kaart.
c. Voor leden die gedurende het verenigingsjaar lid worden, treedt artikel 6 in werking met betrekking tot het betalen van de contributie.
Bestuur:
Art. 11
Het bestuur van de vereniging vergadert tenminste zesmaal per jaar.
b.De vergaderingen worden, voor zover de onderwerpen zich daartoe lenen, genotuleerd door de secretaris.
Art. 12
De leden van het bestuur verdelen hun taken onderling. Deze taken zijn schriftelijk vastgelegd. Zij houden (behoudens de specifieke taken van voorzitter, secretaris en penningmeester- vertegenwoordiging, verslaglegging en boekhouding) in ieder geval in:
Contact met ingestelde commissies. D.m.v. van verslaggeving met afschrift naar het bestuur,
Contact met de NTFU en het regiobestuur (regio 11),
Administratie van het ledenbestand,
Archief- en materiaalbeheer,
Vervanging van de taken van voorzitter, secretaris en penningmeester in geval van ziekte of afwezigheid.
Het bestuur is bevoegd in voorkomende gevallen, één of meer deeltaken te laten vervullen door leden van de vereniging buiten het bestuur.
Art. 13
Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het dagelijks bestuur is gerechtigd lopende zaken te behartigen. De overige bestuursleden worden daaromtrent in elk van de bestuursvergaderingen geïnformeerd.
Art. 14
Officiële brieven namens de vereniging, opgesteld door anderen dan bestuursleden, dienen goedkeuring te hebben van het bestuur. Een week voor verzending dient een kopie of mail te worden aangeboden aan het secretariaat. Bij mailing dient de secretaris in CC te worden meegenomen (dit geldt ook voor commissies die uit hoofde v.d. vereniging handelen).
Art. 15
Uitgaven gedaan ten behoeve van de vereniging worden slechts vergoed, indien tevoren toestemming is gevraagd aan de penningmeester. Vergoeding geschiedt uitsluitend tegen overlegging van bonnen waaruit de aard en hoogte van de uitgave blijkt.
Art. 16
Afrekeningen van inkomsten en uitgaven van evenementen worden gespecificeerd aan de penningmeester overlegd.
Commissies:
Art. 17
Commissies kunnen zowel door het bestuur als door de algemene vergadering worden benoemd. In ieder geval bestaan er commissies voor:
Zomertocht
Wintertocht
Toerkalenders
Kleding en Materiaalbeheer
Km- en Klokjescompetitie
Sponsor
Activiteiten (feestavond e.d.).
Kascontrole
Communicatie/Media (Website & PR)
Clubkleding:
Art. 18
De clubkleding valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De kledingcommissie, aangesteld door het bestuur, heeft hierbij een adviserende rol. Tevens zorgt de kledingcommissie voor de uitvoering van de door het bestuur opgedragen taken.
Art. 19
De kledingcommissie wijst een kledingbeheerder aan, waar leden kleding kunnen afnemen tegen de door het bestuur vastgestelde eigen bijdrage. Deze eigen bijdrage is minimaal €125,- (prijzen kunnen variëren per clubjaar).
Art. 20
Enkel leden kunnen clubkleding aanschaffen. Onder clubkleding wordt verstaan het totale assortiment wat door de kledingcommissie wordt aangeboden. Het bestuur behoudt zich het recht voor om eventueel kleding aan te bieden bij speciale gelegenheden of aan sponsors.
Toerkalendercommissie (Weg):
Art. 21
De vereniging heeft een Toerkalendercommissie (op de weg) voor de A- en B groep. Een commissie, ingesteld door het bestuur, die binnen de vereniging het toerfietsen op de weg behartigt.
Art. 22
De activiteiten van deze commissie bestaan onder andere uit het organiseren van trainingsritten en georganiseerde tochten op de zaterdagen en samenwerken met andere commissies binnen de vereniging. Dit alles met als doel het toerfietsen op de weg binnen en buiten de vereniging in de ruimste zin van het woord te promoten.
Zomertochtcommissie ( ATB), “ Zomertocht”:
Art. 23
De vereniging heeft een zomertochtcommissie ( ATB). Een commissie, ingesteld door het bestuur, die binnen de vereniging de zomertocht voorbereidt, uitvoert (coördineert) en evalueert. Dit betreft de NFTU tocht (1) van de vereniging in de maand “september” zoals aangemeld op de kalender van de NFTU. Dit alles met als doel het toerfietsen in het veld/bos binnen en buiten de vereniging in de ruimste zin van het woord te promoten.
Wintertochtcommissie (ATB), “Hattems Mooiste”:
Art. 24
De vereniging heeft een wintertochtcommissie (ATB). Een commissie, ingesteld door het bestuur, die binnen de vereniging de wintertocht voorbereidt, uitvoert (coördineert) en evalueert. Dit betreft de NFTU tocht (1) van de vereniging in de maand “december” zoals aangemeld op de kalender van de NFTU. Dit alles met als doel het toerfietsen in het veld/bos binnen en buiten de vereniging in de ruimste zin van het woord te promoten.
Activiteiten Commissie:
Art. 25
De vereniging heeft een activiteitencommissie, ingesteld door het bestuur. Deze commissie verzorgt alle activiteiten die de sfeer en saamhorigheid van de vereniging ten goede komt. Zo wordt door deze commissie minimaal één keer per jaar een feestavond georganiseerd.
Media & Communicatiecommissie:
Art. 26
De vereniging gebruikt haar website en nieuwsbrieven (mailing) om te communiceren met haar leden en overige geïnteresseerden in de vereniging.
Deze commissie (incl. de webmaster), ingesteld door het bestuur, verzorgt de website van de vereniging.
Nieuwsbrieven aan de leden kunnen verzorgd worden door het bestuur of de overige commissies
Art. 27
De mediacommissie is verantwoordelijk voor onderhoud en beheer van de website. De website is op dit moment enkel een ondersteunend medium. Totdat ieder lid van de vereniging toegang heeft tot de website, zal elke vorm van formele informatie ook op een andere wijze door de vereniging worden aangeboden
Art. 28
Alle commissies kunnen hun informatie (intern/extern) publiceren op de website, eindredactie ligt bij het bestuur.
Art. 29
De bijdrage voor de advertenties wordt vastgesteld door het bestuur in samenwerking met de sponsor commissie.
Sponsorcommissie:
Art 30
De vereniging heeft een sponsorcommissie. Een commissie, ingesteld door het bestuur, die binnen de contacten met de diverse sponsoren/relaties voorbereidt, onderhoud (coördineert) en evalueert. De commissie overleg met het bestuur in het kader van het benaderen van potentiele kandidaat sponsoren teneinde i.v.m. de reclame op het verenigingstenue. Dit alles met als doel de naam v.d. vereniging en haar sponsors zo ruim mogelijk bekend te stellen.
Kilometer en klokjescompetitie:
Art 31
De vereniging heeft een Kilometer- en klokjescommissie. Een commissie, ingesteld door het bestuur, die binnen aan het begin en einde van het wegseizoen de kilometerstanden registreert en totaliseert ten einde aan het einde van het seizoen de kilometerkampioenen bekend te kunnen stellen.
Art 32
Het bekend stellen van de kilometerkampioen zal altijd plaatsvinden op de jaarlijkse feestavond aan het einde van het wegseizoen. Hierdoor is er samenwerkingsverband tussen de feest/activiteiten commissie en genoemde commissie.
Art 33
Tevens registreert de commissie de “overall” kilometers van de deelnemende fietsers over de seizoenen dat men lid is van de vereniging.
Clubtochten:
Art. 34
Onder clubtochten wordt verstaan de zaterdagmorgen/middag, de maandagavond en donderdagavond. Tevens vallen hieronder de clubtochten, waarbij gebruik gemaakt wordt van tochten die georganiseerd worden door andere verenigingen, opgenomen in de kalender van de daarvoor verantwoordelijke commissies genoemd bij artikel 21 & 22.
Art. 35
Elk lid is gerechtigd deel te nemen aan iedere clubtocht, behoudens indien van toepassing de voorwaarde van inschrijving.
a. De wegkalender wordt in de voorjaarsvergadering aangeboden aan de leden. De commissies zijn verantwoordelijk voor de verdere coördinatie van de tochten in de door hen aangeboden kalenders. Tevens worden de kalenders gepubliceerd op de website van de vereniging.
b. Wijzigingen in de vastgestelde tochtenkalenders komen slechts bij hoge uitzondering voor en zijn pas geldig nadat deze via de website ter kennis van de leden zijn gebracht.
Art. 36
Tijdens de clubtochten over de weg wordt vooraf rekening gehouden met de A- en B-groep (Groepsindeling conform de snelheden bij artikel 38, verderop in dit reglement). Deze groepen worden vergezeld van een of meerdere voorrijders/wegkapiteins die coördinerend optreden conform dit reglement. Voorrijders worden aan het begin van het jaar aangewezen door het bestuur.
b.De voorrijders van de vereniging zitten tenminste eenmaal aan het begin van het jaar bij elkaar om met elkaar afspraken te maken. De voorrijders en de gemaakte afspraken worden op de website gepubliceerd.
c. De instructies van de voorrijder/wegkapitein, tijdens de fietstochten, dienen opgevolgd te worden. Indien met regelmaat deze instructies overtreden worden, dan zal dit door de betreffende wegkapitein doorgespeeld worden aan het bestuur. Het bestuur zal sancties ondernemen naar het lid c.q. leden, met als uiterste strafmiddel royement van het lidmaatschap.
d. Mocht er op enig moment geen voorrijder/wegkapitein aanwezig zijn, dan zal binnen de groep minimaal een willekeurig lid aangewezen worden om de rol van voorrijder over te nemen.
Art. 37
Tijdens clubritten is elk lid verplicht de gedragsregels van de vereniging in acht te nemen:
het rijden volgens de ter plaatse geldende verkeersregels,
veiligheid in acht nemen, en dragen van een helm is verplicht,
het dragen van verstrekte clubkleding , zodanig dat de groep uniformiteit in de clubkleuren uitstraalt,
zorgdragen voor een onderhouden en geschikte fiets,
het opvolgen van de aanwijzingen van de voorrijder/wegkapitein.
Het bestuur zal maatregelen nemen tegen het lid dat zich niet aan deze gedragsregels houdt.
Art. 38
De snelheid waarmee tijdens clubritten wordt gereden is als volgt:
a. A-groep met een maximale snelheid van 30 km per uur.
b. B-groep met een maximale snelheid van 28 km per uur.
c. Indien de opkomst zodanig is dat het vrijwel onmogelijk is om behoorlijke groepen te maken, dan wordt er 1 groep gemaakt, met als uitgangspunt dat altijd 1 groep gaat rijden met de snelheid van de B-groep.
d. De door het bestuur aangewezen wegkapiteins kunnen in afwijking van lid a en b andere snelheden toestaan.
Begroting:
Art. 39
Naast de hierboven genoemde activiteiten geeft elke commissie een bijdrage in de door de vereniging georganiseerde evenementen. Enerzijds wordt die opgedragen vanuit het bestuur, en anderzijds hebben de commissies hun eigen inbreng. De commissies geven hun eigen inbreng door (uiterlijk 31 december) van enig jaar een begroting over het volgende jaar in te dienen bij de penningmeester. Het bestuur beoordeelt de afzonderlijke begrotingen en stelt een totaalbegroting voor de vereniging samen. In de algemene voorjaarsledenvergadering zal de totaalbegroting goedgekeurd en vastgesteld worden.
Art. 40
De begroting is de leidraad voor de mogelijk te organiseren evenementen in een bepaald jaar. Wijzigingen in de begroting kunnen alleen bij hoge uitzondering en met instemming van het bestuur.
Art. 41
De begroting heeft een taakstellend karakter voor de commissies. Bij overschrijding van de begroting dient het bestuur altijd en direct geïnformeerd te worden door de betreffende commissie.
Overige:
Art. 42
Elk lid heeft te allen tijde recht op inzage van het HHR van de vereniging.
Art. 43
In gevallen waarin dit HHR niet voorziet, beslist het bestuur. Daarvoor is zij verantwoording verschuldigd aan de ALV.
Art. 44
De vereniging is niet aansprakelijk voor schade die zij niet kan verhalen op derden. Anderzijds zal schade toegebracht aan de eigendommen van de vereniging, dan wel aan onder haar beheer staande goederen of zaken, verhaald worden op de veroorzaker.